2019 Öğrenci Değişim Programıyla Alakalı Önemli Bilgiler

Kısa Dönem Öğrenci Değişim Programı Hakkında Bilinmesi Gereken Herşey!

• Kısa dönem öğrenci değişimi nedir? Neyi amaçlar?

Kısa Dönem Öğrenci Değişimi Programı, Uluslararası Rotary’nin uyguladığı en uzun
süreli ve en başarılı programların başında gelmektedir. Bunlar 1-6 hafta arasındaki
sürelerle yapılan karşılıklı öğrenci değişimleridir. Bu program 15-19 yaş arası lise ya da
üniversite öğrencilerinin ülkelerarası değişim yoluyla dünyayı tanımalarına yardımcı
olması ve kültürlerarası anlayış ve hoşgörünün gelişmesi amacıyla yürütülen bir gençlik
programıdır.

• Kaç çeşit kısa dönem değişimi söz konusu?

Kısa dönem değişim programı

• Aileden Aileye Değişim (Family to Family Exchange veya Step Exchange) 15-19 Yaş
• Kamplar (Youth Camps and Tours) 15-24 Yaş
• Yeni Nesiller Değişim (New Generation Exchange) 18-29 Yaş

olmak üzere üç farklı tiptedir.

• Aileden aileye değişim ve kamplar arasındaki fark nedir?

“Aileden aileye değişim” (step exchange) programı 4-6 haftalık “aile yanında
konaklamalı” ve karşılıklı bir değişim programıdır. Bu program genellikle Brezilya, Güney
Afrika, Meksika gibi güney yarı küre ülkeleriyle karşılıklı olarak gerçekleştirilmektedir.
Genellikle Türk öğrencinin yanında kaldığı ailenin çocuğu, bir sonraki değişim döneminde
o Türk öğrencinin ailesine konuk olmaktadır. Kalış süresi ve tarihleri değişimi yapacak
olan öğrenciler, kendi programlarına göre belirlemektedirler. Alışılagelen değişim tarihleri
Türk öğrenciler için Temmuz-Ağustos, yabancılar için ise Aralık-Ocak dönemleridir.
“Kamplar” ise genellikle 10-21 gün arası sürelerde gerçekleşen başlangıç ve bitiş
tarihleri belli olan, her biri farklı ülkeden olmak üzere toplamda 10-16 öğrencinin
katılabildiği, belirgin bir konusu (tarih, doğa, spor, müzik vb) olan programlardır. Kamp
programlarında konaklamalar tamamen otel/kamp vb ya da kısmen otel/kamp vb kısmen
aile yanı şeklinde olabilir.

• Ülkelerarası değişim sistemi nasıl işliyor?

Rotary’nin bulunduğu her ülkenin/bölgenin bir gençlik hizmetleri komitesi
bulunmaktadır. Bu komiteler, düzenleyecekleri kısa dönem kamplarını ya da yapmak
istedikleri aileden aileye değişim olanaklarını gençlik değişim yetkililerinin bilgi bankası ve
iletişim ağını kullanarak diğer ülkelerle paylaşırlar. Yaş grubu, öğrencisayısı, tarih, içerik vb pek çok bilgiyi içeren davetiyeler diğer ülkelerdeki yetkililere ulaştıktan sonra, karşılıklı yazışmalarla kontenjanlar doldurulur. Karşı tarafın yetkilileri, davette belirtilen özelliklere uygun öğrencilerinin isimlerini internet ortamında bildirip onay aldıktan sonra, ingilizce başvuru formlarını posta ya da faks yoluyla davet sahibi yetkiliye ulaştırırlar. Kamp için belirlenen kontenjanın dolmasından sonra bu programın dolduğu ilan edilir ve başvuruların başka programlara yönlenmesi sağlanır. Kamp daveti yapan ülkeler genellikle her ülkeden birer öğrenci kabul etme eğilimindedirler. Yani, 15
kişilik bir kampta aynı ülkeden 2-3 öğrenci değil de, 15 farklı ülkeden birer öğrenci
bulunması hedeflenir.

• Başvuru ne şekilde yapılabilir?

Kısa dönem değişim programına şahsen aday olunamaz. Tüm adayların 2420. Bölge
üyesi bir kulüp tarafından önerilmesi ve formlardaki kulüp imzalarının bu kulüp
yetkililerince imzalanmış olması gerekmektedir. Aşağıda daha detaylı olarak açıklanan
başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra formların belirtilen adrese ulaştırılması
gerekmektedir.

• Başvuranların programla ilgili bağış yükümlülükleri nelerdir?

Başvuruda bulunan bütün adaylar, (…… TL) bağış yapmak durumundadır. Programa yerleştirilen adaylar, ayrıca vize, uçak bileti, seyahat sigortası ve cep harçlığı gibi şahsi masraflarını da karşılamakla mükelleftirler. Gidilen ülkedeki konaklama, yemek ve geziler gibi masraflar ev sahibi ülke tarafından karşılanacaktır. Yurtdışında düzenlenen bazı kamplar ücretli olmaktadır. Bu ücreti kamp sahibi bölgeye kamp öncesinde veya kamp sırasında öğrencinin elden ulaştırması gerekmektedir.

• Başvuru formlarını nereden temin edebiliriz?

İngilizce ve Türkçe olmak üzere iki farklı başvuru formunu www.rotary2420.org adresindeki UR Programları içerisindeki Gençlik Hizmetleri sayfasından bilgisayarınıza indirmek suretiyle temin edebilirsiniz.

Lütfen başvuru formunu nasıl dolduracağınız ile ilgili bilgi dokümanını okumayı unutmayınız!

• Formlar nasıl doldurulmalı ve kaçar nüsha olmalı?

Formlar bilgisayar üzerinden doldurulmalıdır. Özensiz doldurulmuş, fotoğrafsız, eksik bilgili, Rotary kulübü imzasız formlar kesinlikle değerlendirmeye alınmazlar. İngilizce form 1 nüsha, ıslak imzalı, fotoğraflı ve İngilizce olarak (Bölge Komitesi tercüme hizmeti vermez), Türkçe formlar ise 1er nüsha olarak doldurulmalıdır. Formlara ek olarak öğrencilerin pasaport fotokopilerini de göndermeleri gerekmektedir. Lütfen başvuru formunu nasıl dolduracağınız ile ilgili bilgi dökümanını okumayı unutmayınız.

• Başvuru formlarının doldurulması aşamasındaki üzerinde durulması gereken en hassas
  konu nedir?

İletişim –özellikle telefon ve eposta – bilgilerinin doğru olarak formlara yazılması çok önemlidir. Komite üyelerinin yerleştirme aşamasında aday öğrencilerle, yerleştirme gerçekleştikten sonra ise yabancı ülke yetkililerinin yerleşen öğrencilerle irtibatında kullanılan temel araç eposta adresleridir. Düzenli kontrol edilmeyen ya da bir süre sonra kapanan adreslerin komite üyelerine bildirilmemesi, iletişimin kopmasına ve hakkın kaybedilmesine neden olabilmektedir.

Bu durum tamamen adayın sorumluluğu olup yapılan bağış iade edilmeyecektir.

• Başvuru formları doldurulduktan sonra ne yapılmalı?

Aday öğrenci ve ailesi tarafından özenle doldurulan formlar aday gösteren Rotary kulübü yetkililerince imzalanmalıdır. İmzaları tamamlanmış olan formlara “bağışın”ın yapıldığını gösteren banka dekontunun bir fotokopisi de eklenmeli ve Rotary Merkezi’ne postayla veya elden gönderilmelidir.

• Bağış nereye yatırılmalı?

…… TL tutarındaki bağış şu hesaba yatırılacaktır. (Henüz belirlenmedi)

TL Hesabı

TÜRKİYE İŞ BANKASI Gayrettepe Şubesi (1080)

Hesap No: 641479 (TL)

IBAN No: TR12 0006 4000 0011 0800 641479

Not: Havalenin neden yatırıldığı açıkça belirtilmelidir. Örnek: Ayşe Şen Kısa dönem kamp
başvurusu, Duygu Us Aileden Aileye Değişim başvurusu gibi…

• Bir programa yerleştirilemeyenlere iade yapılıyor mu?

Evet. Adayların bir programa yerleştirilememesi durumunda yaptıkları bağışın tamamı kendilerine iade edilmektedir. Ama bu sadece komitemizce yerleştirmenin yapılamaması durumunu kapsar. Yerleştirme mümkün olduğu halde, önemli bir hastalık ya da 1. derece aile bireylerinin kaybı (belgelemek şartı ile) gibi nedenler dışında bir nedenle programdan çıkmak isteyenler için iade söz konusu değildir. Dileyen adaylar bu tutarın iade edilmemesini ve başvurusunun bir sonraki yılda geçerli olmasını talep edebilirler. Bu takdirde, ertesi yıl herhangi bir işlem yapmadan, öncelikli olarak aday listesinde yer alırlar.

• Formlar tamamlandıktan sonra hangi adrese gönderilmeli?

Rotary 2420. Bölge Federasyonu
Merkez Mah. Abidei Hürriyet Cad. Blackout İş Merkezi No:211 C Blok Kat 7
34384 Şişli-İstanbul
Telefon: 212 231 3181

• Programlara yerleştirmeler ne zaman başlayacak ve ne zamana kadar sürecek?

Adayların programlara yerleştirilme işlemlerinin yapılabilmesi karşı taraftan, yani davet
sahibi ülkeden davetlerin gelmesiyle yapılabilmektedir. Davetler, genellikle Mart ayında başlar Mayıs ayının sonuna kadar devam eder. Bu nedenle de yerleştirmeler Mart ayından Haziran ayı başlarına kadar sürebilmektedir.

• Yerleştirme sürecinde aileler ve kulüpler ne yapacak?

Ülkelerden davetler geldikçe yerleştirmeler yapıldığından bu süreçte ailelerin ve kulüp
yetkililerinin yapacakları bir şey yoktur. Başvuran adayın gitmek istediği ülkeden gelen
davette belirtilen yaş, dil vb gibi şartlar adayınkilere uyuyorsa, komitemizin bir üyesi
adayı telefonla arayıp program hakkındaki detaylı bilgileri aktardıktan sonra, gidip
gitmeyeceğine ilişkin kesin bir teyit ister.

Öğrenci adayı komite yetkililerince aranmadığı sürece başvurusunda bir gelişme olmadığını düşünmelidir. Ya istekte bulunduğu ülkelerden henüz herhangi bir kamp daveti gelmemiştir, ya da gelen davette belirtilen şartlar o adayın özelliklerine uymadığından diğer ülkelerden başka davetler beklenmektedir. Kendi yoğun yaşamlarından özveri gösterip, kısa dönem komitesinde yer alarak değişim programına katkıda bulunan komite üyelerinin, adayların aileleri ya da Rotary kulüp yetkililerince sık sık telefonla aranmalarının sonucu hızlandırma ya da değiştirmede yararı olmadığı gibi, üyelerin değişim için ayrılan zamanlarının da harcanmasına sebep olduğunu hatırlatmalıyız. Lütfen bu süreçte mesajlarınızı eposta aracılığıyla iletmeyi tercih ediniz.

• Yerleştirme süreci ne şekilde işlemekte?

Başvuran adayın gitmek istediği ülkeden gelen davette belirtilen yaş, dil vb özellikler adayınkilere uyuyorsa komitemizin bir üyesi adayı telefonla arayıp program hakkında detaylı bilgileri aktardıktan sonra, gidip gitmeyeceğine dair kesin bir teyit ister.

Adayın bu programı kabul etmesinin ardından davet eden Rotary bölgesindeki yetkiliye Türk adayımızın adı, yaşı ve genel bilgileri e-posta ile bildirilmekte ve hemen ardından da resmi başvuru formlarının asılları bu ülkedeki yetkiliye normal posta ile gönderilmektedir. Adayın programa kesin kabulüyle ilgili resmi teyid de 1-2 hafta içinde karşı taraftan gelmektedir.

• Bir değişim programına yerleşenlerin gidecekleri yer belli olduktan sonra yapacakları
  işler nelerdir?

Yerleştirme işlemi tamamlanan öğrenciler, gidecekleri ülkeyi, katılacağı kampın başlangıç ve bitiş tarihlerini, özelliklerini, karşılanacağı ve uğurlanacağı havaalanının hangisi olduğunu, değişimle ilgili yabancı yetkilinin ismini ve tüm iletişim bilgilerini biliyorlar demektir. Bu aşamadan sonra, gidene kadarki tüm sorumluluk öğrenciler ve ailelerindedir

Bu bilgilere sahip olan ve yerleştirildiğini öğrenen öğrencilerin, öncelikle davetiyede bildirilen başlangıç tarihine ve şehre uygun olarak uçak rezervasyonlarını yaptırmalarında fayda vardır. Yaz yaklaştıkça uçaklarda yer bulmak zorlaştığından, uçak biletini son ana bırakan öğrencilerin yer bulamayıp değişime katılamadıkları çok deneyim yaşanmıştır.

Yapılacak diğer bir işlem de pasaportun hazırlanmasıdır. Süresi dolmuş pasaportların geçerlilik sürelerinin zaman kaybetmeden uzatılmasında, yeni pasaportların değişimden en az 1 ay önce müracaatının yapılmasında fayda vardır

Son aşama ise, vizenin alınmasıdır.

Uçak bileti alınır alınmaz, gidilecek ülkedeki yetkililerin karşılama hazırlıkları yapabilmeleri için uçuşun yapılacağı havayolları, uçuş numarası ve varış saati gibi gereklibilgilerin irtibatta bulunulan yabancı yetkiliye bildirilmesi gerekmektedir. Karşılamada sorun olmaması için gidişten 2-3 gün önce bu yetkilinin aranmasında ve uçuş bilgilerinin alındığından emin olunmasında yarar vardır.

• Vize işlemleri nasıl olacak? Değişim komitesinin bir katkısı oluyor mu?

Kısa dönem öğrenci değişimi turist vizesiyle yapılmakta olup özel bir işlemi yoktur. Aileler çocuklarına aynen bir tatile gönderiyormuş gibi vize alacaklardır. Vize için ilgili konsoloslukla temas kurup istenen belgeleri hazır etmek aileler ve adayların sorumluluğundadır. Kırmızı ve yeşil pasaport sahibi öğrencilerin de konsoloslukları arayarak vize gerekip gerekmediğinin teyidini almalarında yarar vardır. Vize öncesi öğrencilere seyahat sigortası yaptırılması da gereklidir.

Vize işlemlerinin son ana bırakılmayıp erkenden halledilmesi tavsiye edilir. Bazı ülkelerden vize almanın birkaç ay sürebildiği göz önünde bulundurulmalıdır.

Gerekli temel evraklara ilaveten, öğrencinin yurtdışına bir öğrenci değişim programına katılmak üzere gittiğine dair bir belge de konmak istenirse bunun için komitemizin matbu bir mektubu verilebilir.

Özellikle 4-6 haftalık vize başvurularında, konsolosluğa verilecek dosyanın daha güçlü olmasına gerek varsa, Komiteye e-posta ile başvurarak programı anlatan bir mektup hazırlanması istenebilir. Gidilecek ülkede temas içinde bulunduğumuz yabancı yetkiliden de benzer bir mektup talep edilebilir. Böyle bir talep olması durumunda yazışmaların öğrenci ya da ailesi tarafından yapılması gerekir.

Lütfen komiteden istenecek mektubun “e-posta ile” ve “erkenden” talep edilmesine özen gösteriniz.

• Bir değişim programına yerleşenler için değişim öncesi bilgilendirme toplantısı
  yapılacak mı?

Evet. en az iki hafta öncesinden belirlenen bir tarih ve bir konferans salonunda yurtdışına gidecek öğrenciler ve aileleri ile bir bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. Burada programın amacı ve işleyişi hakkında bilgiler verilecek, öğrencilerin ve ailelerinin soruları cevaplandırılacaktır

• Bir değişim programına yerleşenler bilgilendirme toplantısı gelirken yanlarında neler
  getirecekler?

Her öğrenci bu değişim programına bir Rotary kulübünün tavsiyesi ve onayı ile katılabilmektedir. Bu nedenle bir programa yerleşmiş olan öğrencilerin önce kendilerini aday gösteren Rotary kulübünün bir toplantısına katılmaları ve gidecekleri ülkede değiş tokuş yapmak üzere 3 adet kulüp bayrağı almaları gerekmektedir. Yurtdışına gitmeden önce katılacakları bu bilgilendirme toplantısında öğrencilerden katıldıkları toplantı ve kulüp bayrakları konusunda teyid istenebilir.

• 2018-2019 döneminde hiçbir yurtdışı programına yerleştirilemeyenlerin durumu ne olacak?

Adayların komitemizce hiçbir programa yerleştirilememesi durumunda, dilerlerse yaptıkları bağışın tamamı kendilerine iade edilmektedir. Dileyen adaylar bu tutarın iadesi yerine, başvurularının bir sonraki yılda geçerli olmasını talep edebilirler. Bu takdirde, ertesi yıl herhangi bir işlem yapmadan adaylıkları devam eder ve öncelikli yerleştirilecekler listesinde yer alırlar.